מיילים הן אחת הפלטפורמות הפופולאריות ביותר ליצירת קשר עם לקוחות. הקשר הזה חשוב במיוחד עבור עסקים קטנים, אבל לא תמיד הם יודעים איך לגשת לכל העניין הזה של משלוח מיילים פוטנציאליים ולפעמים נתקלים בקשיים כמו איך לגשת לנושא, או פשוט למצוא את הזמן לזה.. במקרים מסוימים, לבעלי העסק גם אין את המומחיות להכין טיוטת מייל טובה ואיכותית שתתאים לאירועים שונים.
בדיוק בגלל זה החלטנו להקדיש כתבה לנושא, וכללנו כאן תבניות למיילים שאותן ניסחנו כדי שיתאימו לאירועים שונים. כל מה שאתם צריכים לעשות זה להעתיק, להדביק ולשלוח ללקוחות שלכם (עם שינויים קלים, כמובן). תבניות אלה מותאמות לאירועים ספציפיים, למשל כמענה מהיר שהם מצפים לו בתגובה לשאלה ששלחו במייל, או לרגל החגים וכו’. נציע לכם כאן גם מספר כלים מגניבים שיוכלו לעזור לכם להתאים אישית את הודעות המיילים, ויאפשרו לכם לשלוח אותן באופן אוטומטי, בתאריכים החשובים ללקוחותיכם, כמו ימי הולדת או יום השנה להצטרפותם לרשימת התפוצה.
כפי שתוכלו לראות בהמשך, המיילים מנוסחים בשפה פשוטה וחברית. אנחנו מניחים שכמו חלק גדול מהעסקים הקטנים, גם אתם מכוונים לקהילה הסובבת אתכם ונמצאים ביחסים טובים עם חלק מהלקוחות שלכם, ולכן אתם לא צריכים להיות רשמיים ואפילו עדיף יהיה לכם לשמור על ניסוח חברי ופשוט בהודעות המייל שאתם שולחים להם.
טיפ למקצוענים: התאמה אישית ואוטומציה
אבל לפני שנתקדם לתבניות המיילים, הנה מספר מילים על הרעיון של שיווק ותקשורת באמצעות מיילים.
קודם כל, כדאי לכם לחשוב על גודל העסק שלכם: כמות הלקוחות, וכמה זמן יש לכם להשקיע במשלוח ההודעות. ותרצו יכול להיות שתרצו לשלוח את המיילים באופן ידני,ואולי תעדיפו להשתמש במגוון הכלים שקיימים כיום ויכולים לעזור לכם להאיץ את התהליך. באמצעות כלים אלו, תוכלו להכין הודעות מייל מותאמות אישית (היכולות לאתר את שם הלקוח ופרטים אישיים נוספים ולהוסיפם למייל באופן אוטומטי) ולתזמן משלוח אוטומטי. כמובן שעדיין תצטרכו לקבוע את זמני המשלוח של הודעות המייל ולהכין מקום בו יישמרו כל הנתונים הקשורים לפרטים האישיים של הלקוחות.
כלים דוגמת Smoove נועדו לעזור לכם להכין מיילים מותאמים אישית ואוטומטיים. הם עוצבו כך שיהיו פשוטים לשימוש ואינטואיטיביים. מה שטוב בהם זה שהם יודעים להשתמש בהפעלה אישית, למשל דרך קטגוריית ימי הולדת, שם תוכלו להציע ללקוחות משהו מיוחד לרגל יום ההולדת שלהם (הנחה, מבצע או קופון במתנה). זה יחזק את הקשר שלכם עם הלקוחות וגם ישפר את המוניטין שלכם (ויש לכך עוד השפעות חיוביות), ולמעשה ידרוש מכם מעט מאד מאמץ (אם בכלל).
בואו נתקדם לתבניות עצמן:
מענה אוטומטי
לקוחות רבים משתמשים במיילים כדי לבקש מידע על מוצר או שירות מסוים שאתם מציעים. מחקרים וסקרים מראים שהלקוחות מצפים לזמן תגובה שהולך ומתקצר. על פי מחקר עדכני שנערך בשנה שעברה, 16% ממשתתפי המחקר מצפים לתשובה מידית, 21% מצפים לתשובה תוך שעה ו- 44% מצפים למענה תוך 24 שעות. בדיוק מסיבה זו,חשוב להכין תבנית מייל מענה אוטומטי, או מייל תגובה המאשר את קבלת הפנייה. הלקוחות יידעו שקיבלתם את הפנייה שלהם ושאתם מבטיחים לענות להם בזמן הקצר ביותר האפשרי.
הנה דוגמה למייל כזה:
לקוח/ה יקר/ה*
תודה על פנייתך. הפנייה הועברה לצוות האחראי ונספק מענה בהקדם האפשרי, תוך 48 שעות לכל המאוחר. אנו נעשה את מירב המאמצים לסייע לך ולתת מענה לצרכים הספציפיים שלך.
שוב תודה ונהיה בקשר בקרוב.
יום נעים,
[רשמו את שמכם כאן]
ראש השנה
אם אתם סוגרים את החנות או מקפיאים את השירותים לרגל החג, כדאי שתכינו מייל שיעדכן את הלקוחות שלכם על כך. תוכלו להשתמש בתבנית המייל המצורפת כאן כדי למסור להם מספר טלפון אליו יוכלו להתקשר במקרים דחופים.
נושא: החג הגיע ואנחנו יוצאים לחופשה!
לכל לקוחותינו ושותפינו היקרים,*
שנה טובה! אנו יוצאים לחופשה לרגל החג, לאכול תפוח בדבש ולבלות עם הילדים. לא נהיה כאן כדי לתת מענה מיידי לפנייתכם. נשוב לפעילות ביום [רשמו תאריך כאן].
במקרים דחופים, תוכלו להתקשר אלינו למספר [רשמו כאן מספר טלפון]. מספר זה מיועד לטיפול במקרים דחופים.
שנה טובה ומתוקה!
[רשמו את שמכם כאן]
סוכות
תוכלו לנסח מכתב דומה לקראת סוכות, כמו גם חגים אחרים.
נושא: חג סוכות שמח חברים!*
חג שמח, רצינו לעדכן אתכם שהחנות תהיה סגורה במהלך החג (הסוכה לא תקשט את עצמה), ולא נהיה זמינים לתת מענה עד ליום [הכניסו כאן תאריך].
במקרים דחופים תוכלו להתקשר אלינו למספר [רשמו כאן מספר טלפון].
חג סוכות שמח וחופשה נעימה!,
[רשמו את שמכם כאן]
חנוכה
נושא: הגיע הזמן לחגוג!
לכל לקוחותינו ושותפינו היקרים,*
יצאנו לחופשת חנוכה. גם אנחנו נאכל סופגניות ונדליק נרות! לכן לא נהיה זמינים לתת מענה לפנייתכם לפני [רשמו כאן תאריך].
במקרים דחופים תוכלו להתקשר אלינו למספר [רשמו כאן מספר טלפון].
תודה על ההבנה ושיהיה לכולנו חנוכה שמח!
[רשמו את שמכם כאן]
* בכל הדוגמאות שהכנו, תוכלו להיעזר בכלים כמו Smoove שיאפשרו לכם להתאים אישית את המיילים, כך שבכל מייל יופיע שם הלקוח הנמען.
בהמשך תוכלו לראות שתי תבניות נוספות מותאמות אישית. האחת – ליום ההולדת של הלקוחות שלכם, ואחת נוספת – לציון יום השנה להצטרפותם לרשימת התפוצה. תוכלו להשתמש בתבניות אלה כבסיס לכל אירוע אחר שתחשבו עליו.
יום הולדת
שורת נושא: [שם פרטי], מתנת יום הולדת במיוחד בשבילך!
היי, [שם פרטי], יום הולדת שמח!
ימי הולדת הם ימים מיוחדים בשנה. רצינו לאחל לך מזל טוב מכל צוות [רשמו כאן את שם החברה]. אנו מאחלים לך יום הולדת שמח ושנת בריאות, אושר ועושר ושמחה! לרגל יום ההולדת שלך, הכנו לך מתנה קטנה [רשמו את ההטבה המיוחדת כאן]!*
המתנה ממתינה לך בחנות במהלך כל השבוע הקרוב.
יום הולדת שמח ויום מקסים!
בברכה,
[רשמו את שמכם כאן]
*תוכלו להשתמש בשירותים נוספים, כמו אלו המוצעים ב- Smoove המאפשרים לכם לשלוח קוד לקופון באמצעותו אפשר לשלם בזמן הקנייה בחנות שלכם או באתר האינטרנט שלכם.
יום השנה להצטרפות לרשימת התפוצה!
שורת נושא: [שם פרטי], יום השנה שלנו הגיע!
היי, [שם פרטי], היום, לפני [X] שנים, הצטרפת לרשימת התפוצה שלנו. זאת חוויה מרגשת עבורנו לחגוג אתך. החברות שלנו חשובה.
אז רצינו לנצל הזדמנות נפלאה זו ולהגיד תודה על חלקך בסיפור הנהדר שלנו ולהציע לך מתנה קטנה. ניתן להשתמש בשובר זה להטבת [רשמו כאן את ההטבה]*, בחנות במהלך השבוע הקרוב, עד ליום [רשמו כאן תאריך].
בברכה,
[רשמו את שמכם כאן]
*תוכלו להשתמש בשירותים נוספים, כמו אלו המוצעים ב- Smoove המאפשרים לכם לשלוח קוד לקופון באמצעותו אפשר לשלם בזמן הקנייה בחנות שלכם או באתר האינטרנט שלכם.
לסיכום
מיילים הם כלי עוצמתי בעל שימושים רבים, ומומלץ לדעת לנצל את הכלי הזה בצורה הטובה ביותר לטובת העסק. תוכלו להשתמש בתבניות שהכנו עבורכם כדי להבטיח ניצול מיטבי שכזה את המיילים תוכלו לשלוח באופן ידני, או להשתמש במגוון כלים אוטומטים, שיעזרו לכם לחסוך זמן יקר במידת הצורך.
