סודות ההגעה לאינבוקס – חלק א

מנהלים, מפרסמים ומשווקים רבים מאמינים שהעיצוב המקצועי והמיתוג הנגזר ממנו אלו הם המייצגים את העסק, הם גם משוכנעים כי המשלוח לרשימה מפולחת הוא נוסחת הקסם המוחלטת להגיע אל האנשים הנכונים ביותר ושהתזמון מראש מחלק את עומס העבודה ודואג שהלקוח יקבל כל דיוור אלקטרוני בזמן המתאים… למעשה, פיצ’רים רבים הזמינים עבור המדוור במערכת דיוור אלקטרוני מקצועית מסייעים להניב קמפיין מוצלח המצטיין בכל השלבים והתחומים, אך זהו רק קצה הקרחון.

לאחר הזנקת קמפיין דיוור אלקטרוני אנו מקבלים דו”ח סטטיסטי מוכן ומנסים ללמוד ממנו את אחוז הפתחות וההמרות שהשיג הקמפיין. פעולה זו נראית פסיבית למדי שכן רוב המדוורים כיום אינם ערים למתרחש מאחורי הקלעים לאחר ההקלקה על “SEND”.

אם כן, מה באמת עובר המייל מהרגע בו שיגרנו אותו לדרכו, בביטחון שישיג את כל היעדים, אותם הצבנו עבורו והתקוות אותן תלינו בו?

מרגע שיגור המייל, נגזר עליו לעבור מסלול מכשולים מפרך וממושך הכולל מעבר בין שרתי אינטרנט, ספקיות אינטרנט, שרתים ארגוניים ותוכנות שונות, בהם משתמשים הנמענים שלכם, כל צומת כזו חמושה בשלל מסננים שיבחנו כל פסיק במייל שלכם ויתחקו אחר מקור המשלוח ואיכותו ויחליטו אם המייל ששלחתם ראוי לעבור או שיש לחסלו בשער…

העבירות של הודעת דיוור אלקטרוני הינו הגורם החשוב ביותר עליו יש לתת את הדעת בתהליך הדיוור, שכן אם הדיוור שלנו לא הגיע לייעדו, אין ערך לכל ההשקעה שלנו בו.

במאמר זה תוכלו להבין מה הם התנאים, ברמת השרת השולח, משפיעים על עבירות המיילים וללמוד דרכים לשפר באופן משמעותי, נתון חיוני זה.

מוניטין השרת השולח

מוניטין השרת השולח נמדד באחוזים מ- 0 עד 100, מדרג המציין מה האיכות והאמינות של השרת השולח שלכם בעיניי העולם.

קיימים ברשת גופים המדרגים את רמת השרתים השולחים והמוניטין נגזר מרמת הדירוג. חלק מגופים אלו מפעילים אתרים, בהם ניתן להזין את כתובת השרת השולח שלכם ולקבל את דירוג המוניטין שלו, הממחיש עד כמה הוא נחשב לשרת שליחה איכותי (או לא)

שרת המשיג ציון של 90 ומעלה נחשב לשרת דיוור איכותי מאוד ורב מוניטין, ציון של 80-90 יספק לנו עבירות טובה, אך כאשר אנחנו מתחילים לרדת מתחת לציון של 75, מסתמן שיש בעיה בשרת השליחה וצריך לבחון לעומק מה מקורה ולטפל בהתאם.

ציון העבירות מושפע ממספר רב של פרמטרים כאשר הבולטים הם:

• כמות התלונות – מספר הנמענים שהתלוננו על הדיוור שלכם כספאם (דואר זבל) לספק הדואר שלהם (לדוגמה: GMAIL, Yahoo, Hotmail  וכו’). אחוז תלונות סביר עומד על 0.3% ומטה.
• כמות המיילים שנכנסו לספאם מתוך המקבץ – מספר ההודעות שלכם שיגיעו לתיבת הספאם של הלקוח ישפיע באופן ישיר על המוניטין של השרת ויפגע בו אף יותר.
• מלכודות ספאם – כתובות מייל ייעודיות או כאלו שכבר אינן בשימוש שהספקיות מחזיקות לצורכי לכידת מפיצי דואר זבל. תיבות אלו אינן נרשמות לשום רשימת תפוצה, כך שאם הגיע אליהן דואר, הדבר מצביע ששולח הדואר אסף את הכתובת מהאינטרנט או השתמש ברשימה קנויה.

חתימה דיגיטלית

יש לחתום כל מייל שנשלח באמצעות חתימה דיגיטלית בשם DKIM. חתימה זו מאשרת שהמייל אכן יצא משרת שולח לגיטימי המזהה את עצמו ולכן ניתן לבטוח בו.

בנוסף קיימים תקני חתימה נוספים שניתן לשלבם כגון Sender ID של Microsoft.

שימוש בשרת דיוור “חם”

ספקיות הדוא”ל מקצות מכסות דיוור לכל שרת שולח. שרתי דיוור הידועים ככאלו ששולחים כמויות גדולות של דואר לגיטימי יזכו להגדלה משמעותית למכסת הדיוור אותה הם רשאים להעביר.

היה ושרת שאינו מוכר כשרת דיוור המורשה לתעבורת דיוור גבוהה ינסה להוציא כמות מיילים גדולה, הוא ייחסם באופן מידי והמיילים שהוציא יידחו על ידי הספקיות.

גם כאשר חברה המספקת שירותי דיוור רוצה “להציג” לעולם שרת חדש, עליה “לחמם” את השרת ולעלות את נפח הדיוור באופן הדרגתי, בטרם יוכל להוציא תעבורת מיילים משמעותית מהשרת.

ניהול חזרות

כשהודעת דיוור אלקטרוני הגיע לשרת היעד, הוא עלול להשיבה לשולח בשל שלל סיבות, כגון: כתובת דואר אלקטרונית אינה קיימת, תיבת לא פעילה, חסימה זמנית, תיבה מלאה ועוד סיבות רבות אחרות.

את הסיבות השונות ניתן לסווג ל”חזרות רכות” ו”חזרות קשות”.

• חזרות ‘רכות’ – בינן תקלות זמניות הנובעות בדרך כלל מבעיות זמניות אצל הנמען, כמו בעיה זמנית בשרת המקבל, תיבת דוא”ל מלאה וכו’.
• חזרות ‘קשות’ – הינן תקלות קבועות כגון: תיבת דוא”ל לא קיימת, כתובת שבוטלה וכו’.

את החזרות הקשות יש להסיר מהרשימה. ספק ששלח אלינו חיווי שתיבת הדואר אינה קיימת או שאינה פעילה ואנו נמשיך לנסות לשלוח אליה דואר פעם אחר פעם, יחשיב ניסיונות אלו כפעולה זדונית, עובדה שתפגע קשות במוניטין השליחה שלנו, פעולה שתקטין באופן משמעותי את הסיכוי שמיילים שנשלחו יגיעו ליעדם.

 

פידבק לופ ( FBL )

ברוב תיבות הדואר, למשל: ב- Yahoo  וב- AOL, משולב כפתור המאפשר להתלונן על מייל מסוים כספאם. ברגע שנמען מתלונן, השרת השולח, במידה והינו חבר ב-FBL, מקבל התראה על כך.

כל משלוח נוסף לכתובת המתריעה יישלח לספאם ויגרור הורדת ציון עבירות, על כן יש להסיר מהרשימה כתובות אלו ולחדול את השליחה אליהן.

 

רשימות שחורות

מאות גופים עלומי שם בעולם, חלקם מטעם ספק וחלקם אנונימיים הפועלים לרווחת הגולשים, מנהלים רשימות שחורות בהן הם מציינים כתובות שרתים השולחים ספאם. כל גוף מבצע את השיפוט עפ”י קריטריונים שונים שהכתיב לעצמו.

לכל גוף יש קריטריונים שונים העשויים לכלול את השרת השולח ברשימות מפוקפקות אלו, לדוגמה: שליחה למלכודת ספאם, תלונות משתמשים ואפילו, לרוע המזל, שכנות לשרתים השולחים דואר זבל. מבחינת: אוי לרשע ואוי לשכנו…

ספקיות הדואר בודקות, בעת קבלת מייל, אם השרת השולח נמצא ברשימה שחורה והיה ואכן נמצא ברשימה, הן תשלחנה אותו לתיבת הספאם או תמחקנה אותו לחלוטין.

יש לבצע סריקה מתמדת של הרשימות השונות ולבדוק אם השרת שלכם נכלל בהן. היה ואכן מצאתם אותו באחת הרשימות, יש לדאוג לתיקון הבעיה ולהסרתו מהרשימה.

שיטור

במידה והנכם משתמשים בשרתי דיוור משותפים או נעזרים במערכת דיוור מקצועית יש לבצע בקרה מתמדת על כלל השולחים הכוללת: בחינת איכות התוכן הנשלח, את הגדרות השליחה, איכות הרשימות שלהם, אחוז התלונות, אחוז החזרות ועוד.

אפילו אם שולח בודד יפר את הכללים ויגרום לחסימת השרת, הוא יפגע בכלל הלקוחות העושים בו שימוש.

הסמכה

קיימות חברות (כדוגמת: Return Path ואחרות) המסמיכות שרתים ומסייעות לשרתים מוסמכים להיכנס לרשימות לבנות ולחזק את המוניטין שלהם כמדוור אמין בקרב ספקיות דוא”ל מרכזיות.

הסמכה זו כוללת בדיקת היסטוריית השולח והמוניטין שלו במשך חודשים עברו, את אופי פעילותו, את נהלי הצטרפות הנמענים שלו ועוד. עלות ההסמכה יכולה להגיע למאות ואף אלפי דולרים בחודש.

 קשר עם ספקי דוא”ל

ספקיות כמו בזק בינלאומי, וואלה ואחרות וכו’ מחזיקות מחלקות Abuse שתפקידן לאתר שולחים בעייתיים ולחסום אותם. קשר טוב ובניית מוניטין חיובי מול הספקיות יכול לסייע עד מאוד לסיכויים שמשלוחי הדוא”ל שלכם יגיעו ליעדם ולהקנות יתרונות רבים, כמו: היכולת להסביר ולתקן כאשר נופלת טעות הפוגמת באמינות, עד כדי הכללת השולח ברשימות הלבנות שלהם, כך שדואר שתשלחו לא יסרק על מסנני הספאם שלהם (דבר המצריך מידה גבוהה של אחריות ובקרה מצד השולחים).

תפקיד מערכת דיוור מקצועית וחברה המספקת שירות מקצועי העומדת מאחורי מערכת זו הוא לספק לכם את כל השירותים המוזכרים במאמר.

אני משוכנע שבשלב הזה ניחשתם שמערכת הדיוור smoove נותנת מענה לכל הנושאים שהוזכרו ועוד דברים רבים נוספים… אבל לא נסגיר את כל סודותינו כאן 🙂

במאמר ההמשך נבחן פרמטרים ברמת התוכן של המייל שיעזרו לנו להימנע מכניסה לספאם ולהגיע ל”אינבוקס” הנכסף של הנמענים.

פתחו חשבון דיוור חינם ותתחילו לפגוע ישר במטרה!