מתנהלים מול לקוחות?  גובים מהם כסף? מייצרים להם חשבוניות? אז גם אתם מכירים כנראה את המקרה בו שלחתם חשבונית אך התשלום לא הגיע.. כעת אתם נדרשים לשלוח מייל, לסמס או להתקשר ללקוח ולשאול אותו מתי יבוצע התשלום. לא כי אתם אנשים רעים, אלא כי התשלום הזה מגיע לכם.  אבל הפעולות האלה דורשות מאיתנו זמן ומשאבים, תזכורות וניהול ידני…. אז, למה לא לעשות את כל זה בתהליך אוטומטי? 

אוטומציה בשירות האופרציה

תארו לעצמכם מצב בו ברגע שאתם מנפיקים חשבונית ללקוח או לקוחה – יישלח אליהם מייל המכיל את אותה חשבונית – את זה קל לתאר, נכון? אך לאותה חשבונית יש גם מועד תשלום רצוי (כל מי שעובד עם מערכת חשבוניות מכיר ויודע על מה אני מדבר). ונניח, רק נניח, שמועד התשלום שהגדרתם, עבר – תארו לעצמכם מצב בו נשלח מייל נוסף, או מסרון או אולי וואטסאפ ש”מזכיר” לאותו לקוח שהחשבונית טרם טופלה.
ואם, נניח עברה תקופה נוספת וגם התזכורת לא עשתה את שלה – ישלח אל הלקוח מייל נוסף ואליכם התראה לטיפול .

תארו לעצמכם מצב בו אתם בכלל לא מודעים לתהליכים האלה – כי הם אוטומטיים. האם זה יעשה לכם חיים קלים יותר? אני מעריך שהתשובה היא  “כן”.

ניהול גבייה אוטומטי

ראשית צריך להבין כי חיבור בין מערכות דורש “מתווך” כלשהו – במקרה הזה נוכל להיעזר במערכות כמו זאפייר או מייק – שיידעו להעביר מידע למערכת smoove.  

1. נתחיל עם יצירת שדות מותאמים אישית במערכת smoove, המייצגים ומכילים את מועד הנפקת החשבונית, ואת מועד התשלום הנדרש (הנתונים האלה יתקבלו ממערכת החשבוניות, נראה את זה בהמשך).
   

2. כעת – נחבר את מערכת החשבוניות (בדוגמה אני מציג את חשבונית ירוקה – morning) אל מערכת smoove על מנת לקבל את הנתונים הנדרשים.
לשם כך יש להוסיף webhook  המתאפשר רק לאחר שדרוג מנוי החשבוניות – אך הוא מאפשר לקבל כל פרט וכל מידע על מי ששילם ועל הסטטוס שלו – לכן לארגונים המנהלים מספר גדול של לקוחות, שדרוג זה מומלץ.

3. עכשיו צריך להנפיק את החשבונית, ולשלוח אותה ללקוח שלנו – את זה נעשה באמצעות שימוש באותו “מתווך” עליו דיברנו קודם (זאפייר או מייק).
כאשר אנחנו מנפיקים חשבונית אנו מזינים מספר נתונים חשובים:
א. סכום החשבונית
ב. מועד התשלום הנדרש
ג. מועד הנפקת החשבונית – שמיוצר באופן אוטומטי במערכת ניהול החשבוניות

4. בשלב הבא צריך לקחת את כלל הנתונים האלה ולייצר מהם תהליכי אוטומציה, כאשר – תאריך הנפקת החשבונית יהיה הטריגר שלנו למשלוח החשבונית ללקוח באמצעות דיוור (כשהחשבונית היא קובץ מצורף).

5. לאחר מכן – נוודא כי הלקוח קיבל את החשבונית ע”י המתנה של זמן סביר (יום או יומיים – אולי מעט יותר) ואז נבדוק האם המייל נפתח. במידה ולא, נוכל תמיד לשלוח מסרון או וואטסאפ, גם שליחה זו תבוצע באופן אוטומטי.

6. כעת אנחנו ממתינים – וכשאני אומר “אנחנו” אני מתכוון למערכת.
במידה וטרם הנפקנו קבלה בעבור הלקוח (כלומר – כך המערכת יודעת שהוא שילם) ומועד התשלום הגיע או עבר – המערכת תבדוק את סטטוס הלקוח בתאריך התשלום המיועד, ותבין האם בוצע תשלום או שעוד לא.
אם אכן לא הנפקנו ללקוח קבלה – ישוגר מייל תזכורת לביצוע התשלום (המייל הזה יכיל שוב את דרישת התשלום, למקרה בו המייל המקורי נמחק או “נבלע” בשטף המיילים של הלקוח שלנו).

7. בשלב זה – נגדיר כי תאריך התשלום יקבל ארכה של כמה ימים נוספים (יומיים, שלושה או כמה שתחליטו) וגם עליו נבצע בדיקה האם הונפקה בעבורו קבלה, ובמידה ולא – יקבל הלקוח תזכורת נוספת, הפעם תתווסף אליה התראת מנהל במערכת כדי שנדע שיש לקוח שטרם שילם לנו ואולי נדרשת כאן שיחת טלפון או יחס אישי יותר.

**בכל שלב ושלב – כאשר ננפיק קבלה ללקוח, הקובץ ישלח בדיוור אל הלקוח ויסיים למעשה את תהליך התשלום. איך תיראה האוטומציה

איך תיראה האוטומציה? שלב א’ והגדרות מקדימות

* בעת הנפקת החשבונית – נגדיר את התאריך בכרטיסיית הלקוח בשדה האישי “מועד הנפקת החשבונית” – את המידע הזה נקבל ממערכת החשבוניות שלנו.
נוסיף טריגר עדכון איש קשר + פעולת עדכון איש קשר עם תאריך “מועד הנפקת החשבונית” שיצרנו.
* נגדיר גם לקבל את מועד קבלת התשלום הרצוי – המועד בו קבענו או הגדרנו מתי נרצה לקבל את התשלום (שוב, את זה עושים מול מייק או זאפייר – לפי הדוגמה שהוצגה למעלה).
*הגדרה נוספת תהיה – ברגע שתונפק קבלה ללקוח, יעודכן איש הקשר במערכת כ”שילם”.

שלב ב’ – התהליך המרכזי

1. טריגר תאריך – בתאריך המוגדר כמועד קבלת התשלום תתבצע בדיקת סטטוס איש קשר.
2. סטטוס איש קשר – המערכת תבדוק האם הגדרנו/עדכנו כי הלקוח שילם או לא.
3. שליחת מייל – במידה והלקוח טרם שילם, לא נדרש מאיתנו כלום, והמערכת תשלח מייל תזכורת לתשלום (ניתן להוסיף עוד ועוד תזכורות, כמה שנרצה – אך לדעתי אחת מספיקה).
4. יחד עם התזכורת המערכת תעדכן את איש הקשר כ’לא שילם’, ואנחנו כמובן נקבל התראת מנהל כי התשלום לא בוצע בזמן הנדרש. ניתן להציב את ההתראה הזו לאחר תזכורת אחת, שתיים או שלוש – כמה שנראה לנכון בהתאם לצורך ולרצון שלנו.

שלב ג’ וסיום התהליך

* במידה וכן בוצע תשלום ואיש הקשר מעודכן כ’שילם’ – יקבל הלקוח מייל תודה, עם הקבלה שתונפק ישירות ממערכת החשבוניות (מייק או זאפייר, זוכרים?), ומועד התשלום יתאפס על מנת שלא ימשיך ויקבל תזכורות על מה שכבר בוצע.
שלב זה יבוצע ע”י הוספת טריגר “עדכון איש קשר” המקושר לשליחת מייל תודה עם הקבלה, ולפעולת עדכון איש קשר שתאפס את מועד התשלום כדי שלא יישלחו אליו תזכורות נוספות.

לסיכום

בצורה זו אנו לא מתעסקים ולא בודקים מי לא שילם – אלא רק מי כן. מי ששילם – נדאג לעדכן את הנתון במערכת smoove, אם טרם שילם – המערכת כבר תדאג להזכיר לו כמה פעמים שנגדיר.
חוסך לנו זמן, חוסך לנו התעסקות, ומייצר תהליך שמייצר בין השאר גישה רצינית ומקצועית יותר מול הלקוחות שלנו – כי אנחנו נמצאים עם האצבע על הדופק גם אם אנחנו לא שם בפועל והמערכת עושה עבורנו את העבודה.

אז מה אתם אומים? תנסו את זה בבית?